事務職さん必見！事務仕事ができるようになるポイント６ヶ条。

事務仕事って入社するときはただの単純作業じゃないですよね。
入ってみるとわかる意外と難しい事務仕事。

なかなか仕事がうまくいかずに悩んでいませんか？
そんなあなたに事務仕事をする上で大切なことをお伝えします。

ついつい効率ばかり追い求めてしまう事務仕事。

でもその仕事、誰のために、なんのためにやってるのかを、時間がないでしょうが考えながら仕事をしましょう。
結果的にそれが会社全体の効率の良さにつながってきます。

例えば簡単な例では、書類を印刷するとき。
もしそれを使うのが目の悪い社員なら、文字を大きくして印刷したり。
そうすれば、その人はすぐに内容を確認できて効率UPにつながります。

事務仕事は、ほとんどが社員の仕事のしやすさやお客様の利用しやすさにつながっています。
仕事ができれば、ありがとう、と感謝されることが多くなるでしょう。

自分のしたことに感謝してもらえる。
そうなったら、きっと事務仕事が楽しくなるはず！

頼まれたこと、教えてもらったこと…すべてメモです。
時間がなければ殴り書きでかまいません。
自分で書いたことなら殴り書きでも思い出せるからです。

頼まれたことを忘れると大変なことに…！

特に頼まれた仕事の中でも、「どうしよっかな〜」とやり方がすぐに思いつかないものは注意。
言われてすぐにメモをとらずに考えていると忘れてしまいます。

いつもやることはリストにして、ぜんぶやっているか確認しましょう。
例えば、「出勤時にやることリスト」を作って、仕事をはじめる前に全部やってるか確認。

この時間にやったほうがいい仕事ってありますよね。
例えば、はじめてやる仕事はわからないことがでてくるかもしれないから、上司が忙しくなさそうなときに聞けるよう早めに取りかかろうなど。

そうやってスケジュールをたてていくと、一日に終わらせられる仕事の量が増えます。

仕事依頼者やお客さんからの依頼。
要望をすべて受け入れられなさそうなときには、どこまではできるけど、ここからはできないという事をはっきり伝えましょう。

あとから「やっぱりできません」のほうが問題です。

仕事を頼みに来た上司、電話の先のお客様。
関わる相手の意図を読み取りましょう。

どうにか相手の要望をそのまま叶えようとするよりも双方にとって都合のいい代替案を提案できるようになります。

前々から決まっているイベントの準備など直前になってあわてて用意して、そのぶん通常の業務ができなくなって、また仕事がたまって…

なんてことにならないために、イベント予定とそのための必要な準備日をスケジュール帳に落としておきましょう。
早めに終わらせておけば、そのあとの仕事も何かと対応しやすくなります。

先輩は、あなたの職場で長年働いてきた人。
少なくとも、あなたより社会で働いてきた人です。

当然、あなたのように似たような仕事で似たような失敗をしています。そんなときどうやって対処したかも知っているのです。

事務職は、どの仕事をするにしても重要なスキルだったりするので、できるだけ続けてみることをすすめますが、人には得意不得意があります。

もし、どうしても自分には向いていないと感じるなら、部署や職種の変更を会社に頼んでみるのも手ですね。

だいたいみんな同じような失敗をしています。
違いはその失敗をどう改善し乗り越えるかです。
これからも事務仕事頑張りましょう！